Publipostage

Qu’est-ce que myPeopleDoc ?

La solution myPeopleDoc d’UKG™ est l’association des fonctionnalités intégrées dans Document Manager : Distributions et l’Employee Vault*.

Cet outil permet de distribuer rapidement et de façon dématérialisée des documents salariés ou d’entreprise sans intervention manuelle et à moindre coût.
  • Distributions : myPeopleDoc offre une solution simple aux RH pour distribuer automatiquement et en toute sécurité les documents personnels comme les bulletins de paie ou les certificats de travail directement dans le coffre-fort du salarié.
  • Employee Vault : permet aux salariés d’accéder rapidement et facilement à tous leurs documents RH importants ou à leurs fichiers personnels à tout moment, où qu’ils soient, et depuis n’importe quel appareil.

* La fonctionnalité Employee Vault n’est pas accessible aux clients situés en Amérique du Nord.

Publipostage

Les gestionnaires RH peuvent utiliser la fonction de publipostage pour envoyer des documents d’entreprise non nominatifs à l’ensemble des salariés d'une population cible.

Cela revient à envoyer le même document en masse à plusieurs salariés en créant un exemplaire de ce document dans chaque Employee Vault.

Lors de la création d'un publipostage, les gestionnaires RH peuvent :

  • Inclure n’importe quel salarié de toute organisation relevant de leur périmètre
  • Archiver le fichier comme document d’entreprise (uniquement pour les types de documents qu'ils sont autorisés à voir)

Créer un publipostage

Les gestionnaires RH ont besoin de la permission « Gestion des publipostages » pour accéder au menu Publipostage.

Navigation:Menu > Distributions > Publipostage

  1. Depuis la page Publipostage, sélectionner Ajouter un publipostage.
  2. Remplir les informations du document :
    1. Document à envoyer : sélectionner le document à distribuer.
    2. Type de document : sélectionner le type de document. Les types de documents correspondent uniquement à des documents d’entreprise qui existent dans la plateforme.
    3. Titre du document : saisir le titre qui sera affiché dans l’Employee Vault.
  3. Remplir les informations relatives aux destinataires :
    1. Sélectionner l’organisation ou le groupe d’organisations.
      = : uniquement l’organisation choisie

      ≤ : l’organisation et les organisations situées sous l’organisation
    2. Sélectionner un champ personnalisé pour limiter la distribution du document à certains salariés (qui ont la même valeur dans leur profil que celle choisie).
      Remarque Les champs personnalisés vous permettent de stocker des informations personnalisées sur vos salariés.
  4. Sélectionner les options :
    1. Envoyer uniquement aux salariés présents (coffre-fort électronique activé) : si cette option est cochée, seuls les salariés disposant d’un Employee Vault actif et d’un matricule actif dans au moins une des organisations sélectionnées recevront le document. Les salariés partis ne recevront pas le document.
    2. Envoyer également aux salariés qui n’ont pas encore activé leur CFE (coffre-fort électronique) : si cette option est cochée, les salariés ne disposant pas d’un coffre-fort actif recevront une invitation électronique pour l’activer (si le salarié n’a pas atteint la limite d’invitations envoyées). Le document sera accessible dans le coffre-fort des salariés après activation.
    3. Envoyer un e-mail de notification au salarié : si cette option est cochée, une notification électronique est envoyée aux salariés, leur faisant savoir qu’ils ont reçu un nouveau document.
    4. Créer une copie du document sur PeopleDoc : si cette option est cochée, une copie du document envoyé par publipostage sera archivée dans le dossier correspondant au type de document sélectionné.
  5. Sélectionner Lancer le publipostage pour distribuer les documents.
    Le nouveau projet s’affiche dans la liste des projets de publipostage. Vous y trouverez le nom du publipostage, le type de document, le nombre de destinataires et le statut du publipostage. Sélectionner le nom du projet pour passer en revue toute la liste des destinataires.

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