Les administrateurs du système doivent activer les droits d’accès au Web pour l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international pour les rôles d’administrateur d’employés et de gestionnaire.

1. Dans la page Droits d’accès au Web, développez Mon équipe pour votre rôle de gestionnaire ou Administrateur d’employés pour votre rôle d’administrateur d’employés, et développez ensuite Mes employés et Ma liste d’employés.
   
2. Pour la ligne Ajouter un employé américain/canadien/international, sélectionnez la case Ajouter.
3. Sélectionner Enregistrer.

Les administrateurs du système doivent configurer les processus administratifs Ajouter un employé canadien (Embauche/Embauche multi-entreprise/Réembauche), y compris les préférences et les options de notification, à l’aide des paramètres pour chaque type de rôle (gestionnaire et administrateur d’employés).

1. Dans la page Processus opérationnels, utilisez les champs Chercher par pour chercher le processus opérationnel Ajouter un employé canadien, puis sélectionnez Rechercher.
   
2. Sélectionnez le lien du processus opérationnel Ajouter un employé canadien applicable pour accéder à la page Détail, où vous pouvez configurer des paramètres, approbateurs ou observateurs.
3. Complétez la section Activer/Désactiver les paramètres.
   1. Cochez la case Activer le processus administratif si vous voulez l’activer.
   2. Sélectionnez l’icône Rechercher pour sélectionner un administrateur par défaut. Le champ Administrateur par défaut est obligatoire.
   3. Cochez la case Autoriser les commentaires de l’initiateur si vous voulez que l’initiateur puisse saisir des commentaires.
   4. Cochez la case Autoriser les modifications durant le processus d’approbation si vous voulez permettre d’apporter des changements pendant le processus.
4. Complétez la section Paramètres de boîte de réception et de courriel.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Complétez les sections Approbateurs et observateurs, si nécessaire.
7. Répétez les étapes pour chaque processus opérationnel, si nécessaire.

Les employeurs ont la possibilité d’activer les champs de recherche par Nom et Matricule d’employé sur la page Rechercher un employé de l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international. Les gestionnaires responsables de l’embauche peuvent procéder à une recherche plus approfondie du dossier grâce à des champs supplémentaires avant l’embauche ou la réembauche d’un employé.

Navigation:Menu > Configuration du système > Préférences > Afficher - Paramètres d’affichage

1. Dans la page Paramètres d’affichage, sélectionnez Mettre à jour.
2. Placez le bouton Rechercher des employés en double sur OUI pour faire une recherche par Nom et Matricule d’employé lorsque vous utilisez cet événement de travail.
   

   Lorsque la recherche et les processus administratifs associés aux employés américains/canadiens/internationaux sont activés, les administrateurs d’employés et les gestionnaires peuvent saisir le nom (prénom, nom) et le matricule d’employé comme critère de recherche pour trouver d’éventuelles correspondances de dossiers. Les correspondances de dossiers ne sont pas limitées par des critères de sécurité basés sur le rôle.

   Remarque Si le gestionnaire ne dispose pas de l’accès permettant d’afficher le dossier de l’employé, les administrateurs doivent d’abord obtenir l’identifiant national de l’employé pour le pays où il a été embauché à l’origine.

L'embauche de nouveaux employés, la réembauche d'anciens employés ou l'embauche d'employés actuels dans plusieurs entreprises auxiliaires se fait à l'aide de l'événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international. Pour lancer le processus d'embauche, de réembauche ou d'embauche multi-entreprises, recherchez un dossier d'employé par le prénom, le nom, le matricule ou l'identifiant national.

1. À partir de la page Chercher un employé, recherchez un dossier d'employé par le prénom, le nom, le matricule ou le numéro d’identification national.
2. Effectuez une des opérations suivantes :
   1. Si vous obtenez un résultat, sélectionnez le dossier de l’employé et poursuivez le processus de réembauche ou le processus d’embauche pour multi-entreprises.
      Important Si vous n’avez pas les autorisations pour afficher cet employé, vous devez indiquer l’identifiant national du pays de l’embauche initiale afin de pouvoir poursuivre le processus de réembauche.
      
   2. Si aucune correspondance n'est trouvée, un message s'affiche avec un lien permettant de lancer le processus pour embaucher un nouvel employé. Sélectionnez le lien.
      
3. Dans la liste déroulante Société, sélectionnez l’entreprise pour laquelle vous voulez embaucher la personne.
4. Saisissez le numéro de sécurité sociale ou d’assurance sociale de l’employé puis sélectionnez Vérifier l’identifiant.
   Remarque Pour les nouveaux employés, vous devez entrer le numéro d'assurance sociale dans les champs NAS et Confirmer NAS.
5. Sélectionnez Suivant pour passer à la page Personnel.

Ajoutez ou modifiez les renseignements personnels d’un employé sur la page Personnel de l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international.

1. Dans la page Personnel, saisissez le numéro de sécurité sociale (NSS) de l’employé. Si l'employé a déjà travaillé ou travaille actuellement dans une société américaine, le NSS est requis.
2. Saisissez le nom et le prénom de l’employé (en incluant le suffixe éventuel). Le nom de l’employé doit être saisi exactement comme il apparaît sur les documents d’autorisation de travail de l’employé.
3. Saisissez le sexe de l’employé, sa date de naissance, son état civill et son origine ethnique.
4. Indiquez si l’employé est un autochtone ou une minorité visible.
5. Sélectionnez la langue de préférence pour le relevé de paie de l’employé.
6. Saisissez les coordonnées de l’employé, y compris son pays et son adresse.
7. Saisissez le numéro de téléphone et le courriel de l’employé.
8. Sélectionnez Suivant pour passer à la page Emploi.

Ajouter ou modifier les renseignements sur l’emploi d’un employé sur la page Emploi de l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international.

1. Dans la page Emploi, si vous traitez une embauche multi-entreprises, sélectionnez une Société d’attache. La société d’attache est l’entreprise principale de l’employé.
2. Saisissez l’identifiant de l’horodateur, le cas échéant.
3. Saisissez la date d’embauche de l’employé. Cette date est automatiquement inscrite dans les champs Ancienneté et Date d’ancienneté pour les avantages, mais ces dates peuvent être modifiées si nécessaire.
4. Saisissez la date d’ancienneté de l’employé. Cette date est utilisée pour calculer la durée de service de l’employé. Elle est également utilisée pour calculer l’accumulation des congés payés et le solde de journées de vacances de l’employé.
5. Saisissez la date de début du calcul des avantages sociaux de l’employé. Cette date est utilisée avec les périodes d’attente pour le régime d’avantages sociaux afin d’établir les dates d’admissibilité et de début de couverture.
6. Saisissez les dates des prochaines révisions salariales et d’évaluations du rendement. Les dates par défaut sont basées sur les paramètres de niveau société établis pendant la configuration de la société, mais peuvent être remplacées si nécessaire.
7. Sélectionnez le groupe de travail et la fonction de l'employé.
8. Saisissez un titre de poste substitut.
9. Sélectionnez le lieu de travail de l’employé. Les sélections du champ Lieu de travail sont basées sur la société qui embauche l’employé. La province d’emploi par défaut est basée sur le lieu sélectionné.
10. Veuillez fournir les renseignements suivants au besoin :
    • Source d’embauche
    • Affectation de projet
    • Place au sein de la hiérarchie organisationnelle de la société (division ou service, par exemple)
    • Affiliation syndicale au niveau national et local, le cas échéant
11. Sélectionnez Suivant pour passer à la page Paie.

Ajoutez ou modifiez les informations relatives à la paie d’un employé, notamment le taux salarial, les autres taux, le groupe de paie, le groupe de gains et le groupe de retenues/avantages sur la page Paie de l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international.

1. Dans la page Paie, saisissez le taux salarial de l’employé. Indiquez le type de taux salarial (heure, semaine, période de paie ou année).
   
2. Sélectionnez le groupe de paie de l’employé. Seuls les groupes de paie actifs que vous êtes autorisé à voir sont listés. La fréquence de paie par défaut est basée sur le groupe de paie sélectionné.
3. Saisissez les heures prévues de l’employé. Les heures par défaut sont basées sur le groupe de paie sélectionné, mais peuvent être modifiées.
4. Sélectionnez le groupe de gains de l’employé. Il est possible de créer différents groupes de gains pour les employés à salaire horaire et salariés. Seuls les gains signalés comme étant à « ajout automatique » sont affectés à l’employé.
5. Sélectionnez le groupe de retenues/avantages de l’employé. Seules les retenues signalées comme étant à « ajout automatique » sont attribuées à l’employé.
6. Remplissez les renseignements suivants au besoin :
   • Type d’employé (normal ou temporaire)
   • Paie de l’employé (horaire ou salarié)
   • Statut de l’employé (temps plein ou temps partiel)
   • Groupe de quart de travail et quart de travail
   • Paie automatique de l’employé (Oui ou Non)
7. Sélectionnez Suivant pour passer à la page Impôt fédéral sur le revenu.

Pour les organisations disposant d’une solution de gestion des heures ou de la main d’œuvre, une page différente s’affiche après l’étape Paie des événements de travail Ajouter un employé et Ajouter un employé américain/canadien/international. Les champs peuvent varier en fonction de la solution que votre organisation utilise.

Ajoutez ou modifiez des renseignements d’impôt sur le revenu fédéral d’un employé à partir de la page Impôt fédéral sur le revenu de l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international..

1. Dans la page Impôt fédéral sur le revenu, indiquez si l’employé est exempté des impôts/cotisations ci-dessous :
   • Impôt sur le revenu fédéral (IF)
   • Régime de pension du Canada (RPC)
   • Assurance-emploi (AE)
2. Indiquez si l’employé choisit d’effectuer une retenue et une déclaration concernant le Régime de pension du Canada.
   Remarque Si la case Effectuer une retenue et une déclaration concernant le Régime de pension du Canada n’est pas cochée et que l’employé est exempté du Régime de pension du Canada, le champ de retenues et de déclaration du Régime de pension du Canada est désactivé. Si la case L’employé est exempté du Régime de pension du Canada est cochée, le champ de retenues et de déclaration du Régime de pension du Canada est désactivé.
3. Indiquez si l’employé choisit de réclamer des montants de crédits d’impôt personnels.
4. Indiquez si le revenu total de l’employé est inférieur au montant total de la réclamation. L’employeur n’effectuera pas de retenues d’impôt sur les gains de l’employé.
5. Saisissez un montant de retenue pouvant être réclamé par les employés vivant dans une zone désignée.
6. Saisissez tout impôt additionnel à retenir si l’employé choisit de prélever un montant additionnel d’impôt.
7. Indiquez si l’employé a rempli le formulaire T1213 - Demande de réduction sur les retenues à la source prélevées sur l’impôt pour demander une réduction sur les retenues d’impôt. Cliquez sur le lien du formulaire T1213 pour afficher un formulaire type.
8. Indiquez s’il s’agit d’un employé à commission réclamant des frais.
9. Sélectionnez Suivant.

Ajoutez ou modifiez des renseignements d’impôt sur le revenu provincial d’un employé à partir de la page Impôt sur le revenu provincial de l’événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international..

1. Sur la page Impôt provincial sur le revenu, indiquez si l’employé est exempté de ce qui suit :
   • Impôt sur le revenu
   • Régie des rentes du Québec
   • Régime d’assurance parentale
2. Si l’employé n’est pas indiqué comme étant exempté d’impôt provincial, fournir, au besoin, les renseignements de crédits d’impôt personnels suivants de l’employé. Sélectionnez le lien du formulaire pour afficher un formulaire TD1 type de déclaration des crédits d’impôt personnels.
   • Indiquez si l’employé choisit de réclamer des montants de crédits d’impôt personnels.
   • Indiquez si le revenu total de l’employé est inférieur au montant total de la réclamation. L’employeur n’effectuera pas de retenues d’impôt sur les gains de l’employé.
   • Indiquez si l’employé a rempli le formulaire T1213 - Demande de réduction sur les retenues à la source prélevées sur l’impôt pour demander une réduction sur les retenues d’impôt. Sélectionnez le lien du TP-1016-V pour afficher un formulaire type T1213.
   • Saisissez le montant des autres crédits sur l’impôt provincial autorisés par le bureau d’impôt du district.

Si vous souhaitez ajouter ou modifier des comptes de dépôt direct d’employés, utilisez la page Détails sur le dépôt direct.

1. Dans la page Dépôt direct, sélectionnez Ajouter.
2. Saisissez un nom d’établissement bancaire.
3. Saisissez un numéro de succursale et un numéro d’institution financière.
4. Saisissez un numéro de compte.
   
5. Sélectionnez un état Actif ou Inactif pour le compte.
6. Dans la section Montant, procédez au choix :
   • Pour préciser un montant en dollars spécifique, sélectionnez la case d’option Montant fixe et saisissez le montant sans symbole de dollar.
   • Pour préciser un pourcentage spécifique, sélectionnez la case d’option Montant en pourcentage et saisissez le pourcentage sans symbole de pourcentage.
   • Pour préciser un solde disponible spécifique, sélectionnez la case d’option Solde disponible.
   Important UKG Pro arrondit les pourcentages d’allocation de dépôt direct au centième de points le plus proche. Par exemple, vous pouvez saisir 99,99 % comme pourcentage d’allocation pour un compte. Si vous saisissez 99,999 %, votre choix est arrondi à 100 %. Si un employé a plusieurs comptes de dépôt direct, le total de tous les comptes doit être égal à 100 %. UKG Pro arrondit les pourcentages d’allocation de dépôt direct au centième de points le plus proche.
7. Sélectionnez Suivant. La page Dépôt direct affiche le nouveau compte. Pour apporter des modifications à un compte de dépôt direct, sélectionnez le lien du numéro de compte.
8. Sélectionnez Suivant.

Ajoutez ou modifiez des renseignements sur les CP ou soldes de congés des employés à l’aide de la page Ajou/modification de CP/soldes de congés.

1. Dans la page Congés payés, sélectionnez Ajouter.
2. Indiquez les heures disponibles, le cas échéant.
3. Saisissez la date de fin des gains accumulés des CP ou du solde de congés. La date des gains accumulés ne peut être antérieure à la date d'ancienneté de l'employé lors du traitement d'une nouvelle embauche. Il s’agit de la date clé utilisée pour tous les calculs de cumuls, et ce champ doit contenir la date à laquelle vous désirez débuter le calcul de cumuls.
4. Saisissez la date de réinitialisation. La date de réinitialisation ne peut être antérieure à la date d'ancienneté de l'employé lors du traitement d'une nouvelle embauche. Cette date correspond à la dernière journée de réinitialisation du régime de congés payés de l’employé. Elle est déterminée selon la règle de calcul des réinitialisations figurant dans le régime de congés payés.
5. Sélectionnez Suivant. La page Congés payés apparaît avec les nouveaux renseignements. Pour modifier les informations d’un régime de CP, sélectionnez le lien du régime.
6. Sélectionnez Suivant.

Dans la page Résumé, passez en revue les renseignements sur la demande que vous avez saisis. Si nécessaire, effectuez les corrections nécessaires sur la page applicable.

1. Dans la page Résumé, passez en revue les données ou les modifications.
   
2. Sélectionnez Retour pour revenir à une page précédente et y apporter des modifications.
3. Sélectionnez Enregistrer. Le dossier de l'employé est sauvegardé. Visualisez ou modifiez les informations saisies dans l'événement de travail Ajouter un employé américain/canadien/international en accédant au dossier de l'employé (Menu > Mon équipe > Mes employés > sélectionner un employé).
   Remarque La page Résumé apparaît avec une section Approbation du flux des travaux si des approbations sont exigées.