UKG Pro Time Management

Product documentation for UKG Pro Time Management

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Job Aids Reference Materials Video Worksheets and Templates

Language

English (USA) Français (CAN) Français (FRA)

Role

Administrator Employee Manager

Provides instructions to search for an employee, use the time off alert link, select/reorder timesheet columns, add non-worked time, add or correct a punch, add multiple punches, change the timesheet status, run the Post Scheduled Paycode Hours process, approve a timesheet, and adjust timesheets for a closed pay period.

Job Aids English (USA) Administrator Employee Manager

Provides an overiew of the tasks and responsibilities in timekeeping.

Video English (USA) Administrator Manager

Provides an overview of the options you have for non-worked holidays.

Video English (USA) Administrator

The holidays you define in your solution can be used to automate the calculation of premium pay for working on the holiday, as well as providing paid holidays off in employee schedules. We recommend you specify the date your organization observes each holiday in case that day is not the actual holiday date.

Video English (USA) Administrator

Provides Time Management questions and answers for employees and supervisors.

Reference Materials English (USA) Administrator Employee Manager

This document provides definitions of common Time Management terms.

Reference Materials English (USA) Administrator Employee Manager

UKG Pro Time Management easily automates and streamlines workforce management processes, simplifies time capture for all employees, and increases overall workforce productivity.

Video English (USA) Administrator Employee Manager

Les heures sur appel aident les organisations à planifier les horaires des employés et à assurer que les employés essentiels sont sur place lorsque leur présence est nécessaire.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Employee Manager

Provides instructions for employees to request time off.

Job Aids English (USA) Administrator Employee Manager

Explains how to approve requests for time off, view employee time off balance history, process the Post Accrual posting, and generate the Accrual History report.

Job Aids English (USA) Administrator Manager

La politique de cumul est ce qui définit de quelle façon et à quel moment les soldes associés aux catégories de cumul sont crédités ou débités. La politique de cumul peut aussi définir les méthodes d’utilisation des soldes par les employés et les restrictions applicables, ainsi que des valeurs et des intervalles prédéfinis pour l’ajustement des soldes de cumul. Exemple de politique de cumul : La politique de vacances.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Une limite d’utilisation, c’est une valeur maximale spécifiée que l’employé peut retirer d’un solde de cumul au cours d’une période donnée. Exemple d’une limite d’utilisation de cumul : La politique de l’organisation stipule qu’un employé ne peut pas utiliser plus de 40 heures de vacances dans une seule demande.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Manager

Une limite de report, c’est une valeur définie qui peut demeurer dans un solde de cumul après une période déterminée. Les politiques de certaines organisations stipulent la valeur d’un cumul en temps ou en argent qu’un employé peut reporter à une autre période. Exemple de limite de report : Un cumul de 80 heures de vacances peut être reporté au premier janvier.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Manager

Un profil de cumul, c’est un ensemble de politiques de cumul qui déterminent les soldes de cumul de l’employé. Les profils de cumul permettent d’assigner une ou plusieurs politiques de cumul aux employés. Exemple de profil de cumul : Un profil Temps plein est assigné aux employés dont les heures travaillées respectent la définition de travail à temps plein de l’organisation.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Un type d’allocation, c’est l’attribution d’un certain nombre de jours ou d’heures ou d’une certaine quantité d’argent en fonction des années de service de l’employé. Les allocations sont soit fixes, soit calculées. Les allocations fixes ont pour effet de créditer les soldes de cumul d’un certain nombre d’unités à intervalles prédéfinis. Les allocations calculées ont pour effet de créer un cumul en fonction des catégories de paie considérées dans le calcul.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Un type de cumul, c’est un avantage accordé sous forme d’heures de congé ou d’argent dont le solde doit être suivi individuellement pour chaque employé conformément aux politiques de l’entreprise. Exemple de type de cumul et de solde : Un type de congé payé dont le solde est de 120 heures.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Steps employees through how to submit time off requests on the TouchBase timeclock.

Reference Materials English (USA) Administrator Employee Manager

Manager access control points (ACPs) allow organizations to provide access to specific Timekeeping features for identified groups of managers, such as viewing Dataviews and performing group edits.

Video English (USA) Administrator Manager

Employee access control points (ACPs) allow organizations to provide access to specific Timekeeping features for identified groups of individuals, such as allowing hourly employees to time stamp and to perform transfers.

Video English (USA) Administrator Employee Manager

Breaks and deductions are often used together to track employee meal breaks and other types of employee breaks. Depending on whether employees manually punch out for breaks, deductions can be configured to automatically occur or be canceled if not required. When punching for meals, the system provides options for rounding the punched times, defining what portion of the break should be paid, adjusting pay, and throwing exceptions based on the length of the break.

Video English (USA) Administrator Employee Manager

Pay codes, also known as earning codes, identify categories in which employees can record their worked and non-worked time. Examples of pay codes may be Regular or REG, Overtime or OT, and Paid Time Off or PTO.

Video English (USA) Administrator

Exceptions are flags in timecards, reports, and other views, which identify when shifts deviate from normal work patterns. Organizations can use exceptions to identify employees who arrive early or late, forget to punch out, and so on.

Video English (USA) Administrator Employee Manager

Punch rounding rules allow organizations to calculate an employee’s worked hours from a rounded punch time that is an even increment of an hour, such as a tenth or quarter. For example, if your organization rounds all shift start and end punches to the nearest tenth of an hour and an employee punches in at 8:02 AM, the system will round the in punch to 8:00 AM.

Video English (USA) Administrator

Overtime applies when employees earn a rate of pay other than their assigned regular or default rate of pay. Overtime is often earned when employees work a certain number of hours in a given time period. The overtime rate is typically higher than the regular rate of pay.

Video English (USA) Administrator Employee Manager

Introduces employees and managers to the navigation changes in UKG Pro Time Management. Provides information about supported browsers.

Worksheets and Templates English (USA) Administrator Employee Manager

Provides an overview of the timesheet. Also provides instructions on selecting and reordering timesheet columns, changing the timesheet status, clocking in and out, adding or correcting a timesheet punch, adding non-worked time to timesheets, updating an hourly timesheet, and submitting a timesheet.

Job Aids English (USA) Administrator Employee Manager

Provides instructions to correct badge swipes that do not appear on timesheets.

Job Aids English (USA) Administrator Employee Manager

Provides instructions to search for an employee, use the time off alert link, select/reorder timesheet columns, add non-worked time, add or correct a punch, add multiple punches, change the timesheet status, run the Post Scheduled Paycode Hours process, approve a timesheet, and adjust timesheets for a closed pay period.

Job Aids English (USA) Administrator Employee Manager

Most organizations use attendance tracking as one method of keeping their business working smoothly. Tracking attendance behaviors helps ensure that all employees are fulfilling their obligations while minimizing the negative impacts that excessive absenteeism can have on company morale and performance.

Video English (USA) Administrator

La plupart des organisations utilisent le suivi des présences, parmi d’autres méthodes, pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Le suivi des comportements relatifs à la présence permet de s’assurer que tous les employés s’acquittent de leurs obligations et de réduire l’absentéisme ainsi que les effets néfastes qu’il peut entraîner sur le moral et le rendement du personnel de l’entreprise.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Des notifications peuvent être générées pour informer les responsables des actions relatives aux présences qu’ils doivent accomplir ou des entretiens au sujet de la présence qu’ils doivent avoir avec leurs employés. Dans la plupart des organisations, un avis doit être signifié à l’employé (communication verbale ou document écrit) lorsqu’une action relative à la présence se produit. Par exemple, la politique stipule peut-être que l’employé doit recevoir un avertissement écrit après 5 violations des règles de présence au cours d’un même trimestre. Tous les documents relatifs aux présences peuvent être suivis dans une solution de gestion des présences.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Les politiques sur la présence sont des règles documentées qui sont appliquées pour faire le suivi de l’assiduité des employés et en déterminer les conséquences – mesures disciplinaires ou récompenses. Les principales composantes de la politique sur la présence sont les événements de présence et les actions relatives aux présences. Un événement de présence est un comportement manifesté par un employé dont les conséquences font l’objet d’un suivi conformément à la politique sur la présence. Une action relative aux présences est la mesure disciplinaire ou la récompense qui doit résulter lorsqu’un employé compte un ou plusieurs événements de présence dans son dossier.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Les jours fériés que vous définissez dans votre solution peuvent être utilisés pour automatiser le calcul de la prime de travail pendant le jour férié et l’attribution des jours fériés payés dans les horaires des employés. Nous recommandons de spécifier la date à laquelle votre organisation respecte chaque jour férié au cas où ce jour ne correspond pas à la date du jour férié réelle.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Les pauses et les déductions sont souvent utilisées ensemble pour assurer le suivi des pauses-repas et d’autres types de pauses des employés. Selon que les employés enregistrent ou non un pointage-sortie manuel pour les pauses, les déductions peuvent être configurées de manière à être appliquées automatiquement ou à être annulées si elles ne sont pas nécessaires. Lorsque les employés pointent pour les repas, le système fournit des options d’arrondissement des heures de pointage, de définition de la partie de la pause qui doit être payée, d’ajustement de la paie et de générer des exceptions en fonction de la durée de la pause.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Employee Manager

Les règles d’arrondissement des pointages permettent aux organisations de calculer les heures travaillées d’un employé à partir d’une heure de pointage arrondie qui correspond à un incrément de temps juste, comme un dixième d’heure ou un quart d’heure. Par exemple, si votre organisation arrondit tous les pointages de début et de fin de quart au dixième d’heure le plus près et qu’un employé enregistre son pointage-entrée à 08:02, le système arrondit le pointage à 08:00.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Les employés peuvent soumettre des demandes afin de ne pas travailler certains jours. Vous pouvez déterminer quels types d’heures ils peuvent demander (vacances, maladie, etc.), la façon dont ils soumettent ces demandes (sur mobile, sur horloge de pointage, etc.) et qui doit approuver les demandes (aucune approbation requise, responsables directs, etc.). Exemple de demande de congé : Une demande de vacances soumise par un employé depuis son téléphone, qui déclenche une alerte à son responsable direct pour approbation.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Employee Manager

Les exceptions sont des indicateurs dans les feuilles de temps, les rapports et les autres affichages qui signalent que les heures des quarts dérogent aux régimes de travail normaux. Les organisations utilisent les exceptions pour repérer les employés qui arrivent en avance ou en retard, oublient de pointer à la sortie, etc.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Employee Manager

Les heures supplémentaires s’appliquent lorsque les employés bénéficient d’un taux de rémunération autre que leur taux de rémunération normal ou par défaut. Les heures supplémentaires sont souvent gagnées lorsque les employés travaillent un certain nombre d’heures dans une période donnée. Le taux de rémunération des heures supplémentaires est généralement plus élevé que le taux de rémunération normal.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Employee Manager

Une zone de prime est une période pendant laquelle un employé est admissible à une rémunération supplémentaire. Par exemple, une prime de jours de la semaine pourrait être une prime de fin de semaine, où les employés qui travaillent à des quarts le samedi ou le dimanche gagnent un supplément de 1,50 $/l’heure.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Manager

Il arrive parfois que les employés effectuent des quarts de travail qui diffèrent de leurs quarts normaux en ce qui a trait au calcul de la paie ou des heures. Ces quarts peuvent être payés à des taux différents ou avoir des règles d’arrondissement ou des durées de quarts garanties différentes. Les heures sur appel et les heures de rappel sont des exemples de rémunération spéciale.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Les points de contrôle d’accès (PCA) des employés permettent aux organisations de fournir l’accès à certaines fonctions du module Timekeeping en particulier à des groupes d’employés déterminés, par exemple pour permettre aux employés rémunérés à l’heure d’utiliser la consignation dynamique et d’effectuer des transferts.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Employee Manager

Les points de contrôle d’accès (PCA) des responsables permettent aux organisations de fournir l’accès à certaines fonctions du module Timekeeping en particulier à des groupes de responsables déterminés, par exemple pour leur permettre de consulter les affichages de données et d’apporter des modifications collectives.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Manager

Les catégories de paie, ou catégories de rémunération, désignent les catégories dans lesquelles les employés peuvent consigner leurs heures travaillées et non travaillées. Exemples de catégories de paie : Heures normales ou NOR, heures supplémentaires ou HS et congé payé ou COP.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

Dans un grand nombre d’organisations, plusieurs types d’employés différents effectueront différentes tâches dans le système. Par exemple, les agents du service à la clientèle peuvent enregistrer les heures de début et de fin de leurs quarts ou soumettre des demandes de congé. Les responsables du service à la clientèle peuvent examiner les consignations d’heures des membres de leur équipe et effectuer des mises à jour au besoin. Les administrateurs de système peuvent fournir du soutien, par exemple en créant un rapport concernant les dérogations à l’horaire ou en aidant un employé qui a oublié son mot de passe et dont l’accès au système est verrouillé.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator Manager

Les profils d’accès aux fonctions définissent les droits d’accès des utilisateurs aux composantes ou aux fonctions.

Video Français (CAN) Français (FRA) Administrator

A visibility period is a defined time period when employees can submit self-service request and the time period during which those events can occur. All types of employee scheduling requests require visibility periods. Visibility periods can be set up for specific groups of employees or for all employees. They can remain open indefinitely if employees can enter requests at any time and for any time.

Video English (USA) Administrator

Attendance policies are documented rules that are enforced to track employee attendance and decide disciplinary or reward consequences. The main components of an attendance policy are attendance events and actions. An attendance event is an employee behavior that has a tracked consequences as defined in an attendance policy. An attendance action is the specific discipline or reward that should result when an employee has one or more attendance events.

Video English (USA) Administrator

Steps through the various ways to punch in on the TouchBase Web Clock.

Reference Materials English (USA) Administrator Employee Manager

Steps through the various ways to punch in on the TouchBase clock.

Reference Materials English (USA) Administrator Employee Manager

Form W-2 is a document used in the United States to report an employee's annual wages, benefits, and the taxes that have been withheld from their pay throughout the year.

Video English (USA) Administrator Employee Manager