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Provides an overiew of the tasks and responsibilities in timekeeping.
Provides an overview of the options you have for non-worked holidays.
The holidays you define in your solution can be used to automate the calculation of premium pay for working on the holiday, as well as providing paid holidays off in employee schedules. We recommend you specify the date your organization observes each holiday in case that day is not the actual holiday date.
UKG Pro's Workforce Management Classic Help site is the place for information to help you get the most out of all the features of Workforce Management Classic, including Time Off, Time Classic, and Scheduling Classic.
Schedule rules are guidelines that organizations must enforce or monitor in the schedule. They are typically determined by organizational policies; union rules; national, state, or local regulations; or regulatory board guidelines. An example of a schedule rule is that registered nurses in the surgical unit cannot be scheduled for more than 50 hours a week.
On-call helps organizations with scheduling employees and ensuring critical workers are in place when needed.
A skill is a specialized ability or attribute of an employee that can be tracked in the system to match the right employees with the right shifts, such as language fluency, communication skill, and so on. Skills do not expire.
An open shift is a shift that is scheduled for a job but without an employee assigned to work it. Open shifts help managers to identify shifts that are either not yet or are no longer scheduled for a specific employee to work. They serve as placeholders until an employee is assigned. An example of an open shift is when an employee who was scheduled to work the Day shift next Monday takes an approved vacation day instead. The solution creates an open shift in the schedule when the time off is approved to remind the manager to find a replacement to work the shift.
A shift swap, sometimes called a shift trade, is a scheduling action that occurs when two employees exchange their scheduled shifts. This can happen manually when a manager switches the assignments of two employees in the schedule, or as the result of an approved shift swap request.
Availability describes an employee’s ability to be scheduled or preferences for when they can or want to work. Managers can view and update employee availability to help them identify potential employees who can fill gaps in the schedule. An example of availability is an employee who can typically work Monday through Friday, but is unavailable on Saturday mornings and prefers to work weekdays until 3 p.m.
Une compétence, c’est une capacité ou un attribut que possède un employé et dont le suivi peut être effectué dans le système afin de faire correspondre le bon employé avec les quarts appropriés, et peut comprendre la maîtrise d’une langue, une aptitude à communiquer, etc. Les compétences n’ont pas de date d’expiration.
Une demande de couverture est un type de demande de planification des horaires des employés qui permet à un employé de demander à un autre employé de le remplacer à son quart sans qu’un échange de quarts ait lieu. Les demandes de couverture sont soumises et suivies depuis le calendrier de l’employé et peuvent nécessiter l’approbation du responsable ou être approuvées automatiquement par le système, selon les besoins de l’organisation.
Une période de visibilité, c’est une période définie pendant laquelle les employés peuvent soumettre des demandes de planification d’horaires libre-service pour la période visée par ces événements. Tous les types de demandes de planification des horaires des employés nécessitent des périodes de visibilité. Les périodes de visibilité peuvent être définies pour certains groupes d’employés en particulier ou pour tous les employés. Elles peuvent rester indéfiniment ouvertes, si les employés peuvent entrer des demandes en tout temps et pour n’importe quelle période.
Les règles d’horaire sont des lignes directrices que les organisations doivent respecter ou suivre dans l’horaire. Les règles d’horaire sont habituellement déterminées par les politiques de l’organisation, les règles syndicales, la réglementation en vigueur, les lignes directrices des organismes de réglementation. Exemple de règle d’horaire : L’horaire planifié des infirmières autorisées du bloc opératoire ne peut pas compter plus de 50 heures par semaine.
Les heures sur appel aident les organisations à planifier les horaires des employés et à assurer que les employés essentiels sont sur place lorsque leur présence est nécessaire.
Un échange de quarts, c’est une action de planification des horaires qui se produit lorsque deux employés échangent leurs quarts planifiés. Cela peut se produire manuellement lorsqu’un responsable intervertit les affectations de deux employés dans l’horaire, ou lorsqu’une demande d’échange de quarts a été approuvée.
An accrual request limit, also known as a taking limit, is a specified maximum amount that an employee can take from an accrual balance within a timeframe. An example of an accrual request limit may be that an organization’s policy states an employee cannot take more than 40 hours of vacation for one request.
An accrual limit, also known as an earning limit, is a restriction on the amount of earned time or money an employee can accumulate during a specific timeframe or have stored at any time. An example of an accrual limit may be 80 earned vacation hours each year.
An accrual profile is a collection of accrual policies that determine an employee’s accrual balances. Accrual profiles let you assign one or more accrual policies to employees. An example of an accrual profile may be a Full Time profile that would be assigned to employees who meet the full-time definition of worked hours in the organization.
A disbursement type, also known as a grant type, is an award of either days, hours, or money based on an employees’ years of service. Grants can be fixed or earned. Fixed grants credit balances in preset amounts in predefined intervals. Earned grants create accrual awards based on earning pay codes.
An accrual policy defines how and when balances associated with accrual codes are credited and debited. An accrual policy may also contain the method and restrictions for employee takings, as well as preset amounts and defined intervals for adjusting accrual balances. An example of an accrual policy may be a Vacation policy.
Employees can submit requests to not work specific days. You can control what types of time they can request (vacation, sick, and so on), how they submit these requests (mobile, clock, and so on), and who needs to approve the requests (no one, direct managers, and so on). An example of a time-off request may be a vacation request submitted by an employee from their phone, which would trigger an alert to their direct manager for approval.
An accrual type is a benefit, granted as time off or as a money amount, with a balance that must be tracked for individual employees according to your organizational policies. An example of an accrual type and balance may be a type of paid time off with a balance of 120 hours.
A carryover limit is a defined value of an amount that can remain in an accrual balance after a specific time period. Some organizations have policies that stipulate how much accrual time or money, if any, an employee can carry over to another time period. An example of a carryover limit may be 80 vacation hours that can be carried over on January 1.
Provides instructions on how to request time off in the Time Off feature.
La politique de cumul est ce qui définit de quelle façon et à quel moment les soldes associés aux catégories de cumul sont crédités ou débités. La politique de cumul peut aussi définir les méthodes d’utilisation des soldes par les employés et les restrictions applicables, ainsi que des valeurs et des intervalles prédéfinis pour l’ajustement des soldes de cumul. Exemple de politique de cumul : La politique de vacances.
Une limite d’utilisation, c’est une valeur maximale spécifiée que l’employé peut retirer d’un solde de cumul au cours d’une période donnée. Exemple d’une limite d’utilisation de cumul : La politique de l’organisation stipule qu’un employé ne peut pas utiliser plus de 40 heures de vacances dans une seule demande.
Une limite de report, c’est une valeur définie qui peut demeurer dans un solde de cumul après une période déterminée. Les politiques de certaines organisations stipulent la valeur d’un cumul en temps ou en argent qu’un employé peut reporter à une autre période. Exemple de limite de report : Un cumul de 80 heures de vacances peut être reporté au premier janvier.
Un profil de cumul, c’est un ensemble de politiques de cumul qui déterminent les soldes de cumul de l’employé. Les profils de cumul permettent d’assigner une ou plusieurs politiques de cumul aux employés. Exemple de profil de cumul : Un profil Temps plein est assigné aux employés dont les heures travaillées respectent la définition de travail à temps plein de l’organisation.
Un type d’allocation, c’est l’attribution d’un certain nombre de jours ou d’heures ou d’une certaine quantité d’argent en fonction des années de service de l’employé. Les allocations sont soit fixes, soit calculées. Les allocations fixes ont pour effet de créditer les soldes de cumul d’un certain nombre d’unités à intervalles prédéfinis. Les allocations calculées ont pour effet de créer un cumul en fonction des catégories de paie considérées dans le calcul.
Un type de cumul, c’est un avantage accordé sous forme d’heures de congé ou d’argent dont le solde doit être suivi individuellement pour chaque employé conformément aux politiques de l’entreprise. Exemple de type de cumul et de solde : Un type de congé payé dont le solde est de 120 heures.
Steps employees through how to submit time off requests on the TouchBase timeclock.
Manager access control points (ACPs) allow organizations to provide access to specific Timekeeping features for identified groups of managers, such as viewing Dataviews and performing group edits.
A premium zone is a period of time that an employee qualifies to earn additional or premium pay. An example of a Days of Week Premium may be a Weekend Premium where employees who work any shifts on Saturday or Sunday earn an additional $1.50 per hour.
Employee access control points (ACPs) allow organizations to provide access to specific Timekeeping features for identified groups of individuals, such as allowing hourly employees to time stamp and to perform transfers.
Breaks and deductions are often used together to track employee meal breaks and other types of employee breaks. Depending on whether employees manually punch out for breaks, deductions can be configured to automatically occur or be canceled if not required. When punching for meals, the system provides options for rounding the punched times, defining what portion of the break should be paid, adjusting pay, and throwing exceptions based on the length of the break.
Pay codes, also known as earning codes, identify categories in which employees can record their worked and non-worked time. Examples of pay codes may be Regular or REG, Overtime or OT, and Paid Time Off or PTO.
Exceptions are flags in timecards, reports, and other views, which identify when shifts deviate from normal work patterns. Organizations can use exceptions to identify employees who arrive early or late, forget to punch out, and so on.
Punch rounding rules allow organizations to calculate an employee’s worked hours from a rounded punch time that is an even increment of an hour, such as a tenth or quarter. For example, if your organization rounds all shift start and end punches to the nearest tenth of an hour and an employee punches in at 8:02 AM, the system will round the in punch to 8:00 AM.
Overtime applies when employees earn a rate of pay other than their assigned regular or default rate of pay. Overtime is often earned when employees work a certain number of hours in a given time period. The overtime rate is typically higher than the regular rate of pay.
Provides instructions for employees to clock in and out, start or end a break or meal, transfer, and view recent activity.
Les jours fériés que vous définissez dans votre solution peuvent être utilisés pour automatiser le calcul de la prime de travail pendant le jour férié et l’attribution des jours fériés payés dans les horaires des employés. Nous recommandons de spécifier la date à laquelle votre organisation respecte chaque jour férié au cas où ce jour ne correspond pas à la date du jour férié réelle.
Les pauses et les déductions sont souvent utilisées ensemble pour assurer le suivi des pauses-repas et d’autres types de pauses des employés. Selon que les employés enregistrent ou non un pointage-sortie manuel pour les pauses, les déductions peuvent être configurées de manière à être appliquées automatiquement ou à être annulées si elles ne sont pas nécessaires. Lorsque les employés pointent pour les repas, le système fournit des options d’arrondissement des heures de pointage, de définition de la partie de la pause qui doit être payée, d’ajustement de la paie et de générer des exceptions en fonction de la durée de la pause.
Les règles d’arrondissement des pointages permettent aux organisations de calculer les heures travaillées d’un employé à partir d’une heure de pointage arrondie qui correspond à un incrément de temps juste, comme un dixième d’heure ou un quart d’heure. Par exemple, si votre organisation arrondit tous les pointages de début et de fin de quart au dixième d’heure le plus près et qu’un employé enregistre son pointage-entrée à 08:02, le système arrondit le pointage à 08:00.
Les employés peuvent soumettre des demandes afin de ne pas travailler certains jours. Vous pouvez déterminer quels types d’heures ils peuvent demander (vacances, maladie, etc.), la façon dont ils soumettent ces demandes (sur mobile, sur horloge de pointage, etc.) et qui doit approuver les demandes (aucune approbation requise, responsables directs, etc.). Exemple de demande de congé : Une demande de vacances soumise par un employé depuis son téléphone, qui déclenche une alerte à son responsable direct pour approbation.
Les exceptions sont des indicateurs dans les feuilles de temps, les rapports et les autres affichages qui signalent que les heures des quarts dérogent aux régimes de travail normaux. Les organisations utilisent les exceptions pour repérer les employés qui arrivent en avance ou en retard, oublient de pointer à la sortie, etc.
Les heures supplémentaires s’appliquent lorsque les employés bénéficient d’un taux de rémunération autre que leur taux de rémunération normal ou par défaut. Les heures supplémentaires sont souvent gagnées lorsque les employés travaillent un certain nombre d’heures dans une période donnée. Le taux de rémunération des heures supplémentaires est généralement plus élevé que le taux de rémunération normal.
Un jour férié est une date, dans une année civile, pour laquelle une organisation suspend ses activités normales afin de se conformer aux exigences légales ou pour commémorer un événement précis. Un jour férié non travaillé est un jour férié pendant lequel les employés qui sont habituellement susceptibles d’être inscrits à l’horaire de travail sont considérés comme non disponibles. Les organisations peuvent appliquer différentes règles à différents groupes d’employés pour déterminer si une indemnité doit être versée aux employés pour les heures de jour férié non travaillées ou comment celle-ci doit être versée.
Une zone de prime est une période pendant laquelle un employé est admissible à une rémunération supplémentaire. Par exemple, une prime de jours de la semaine pourrait être une prime de fin de semaine, où les employés qui travaillent à des quarts le samedi ou le dimanche gagnent un supplément de 1,50 $/l’heure.
Les points de contrôle d’accès (PCA) des employés permettent aux organisations de fournir l’accès à certaines fonctions du module Timekeeping en particulier à des groupes d’employés déterminés, par exemple pour permettre aux employés rémunérés à l’heure d’utiliser la consignation dynamique et d’effectuer des transferts.
Les points de contrôle d’accès (PCA) des responsables permettent aux organisations de fournir l’accès à certaines fonctions du module Timekeeping en particulier à des groupes de responsables déterminés, par exemple pour leur permettre de consulter les affichages de données et d’apporter des modifications collectives.
Les catégories de paie, ou catégories de rémunération, désignent les catégories dans lesquelles les employés peuvent consigner leurs heures travaillées et non travaillées. Exemples de catégories de paie : Heures normales ou NOR, heures supplémentaires ou HS et congé payé ou COP.
Dans un grand nombre d’organisations, plusieurs types d’employés différents effectueront différentes tâches dans le système. Par exemple, les agents du service à la clientèle peuvent enregistrer les heures de début et de fin de leurs quarts ou soumettre des demandes de congé. Les responsables du service à la clientèle peuvent examiner les consignations d’heures des membres de leur équipe et effectuer des mises à jour au besoin. Les administrateurs de système peuvent fournir du soutien, par exemple en créant un rapport concernant les dérogations à l’horaire ou en aidant un employé qui a oublié son mot de passe et dont l’accès au système est verrouillé.
Les profils d’accès aux fonctions définissent les droits d’accès des utilisateurs aux composantes ou aux fonctions.
Steps through the various ways to punch in on the TouchBase Web Clock.
Steps through the various ways to punch in on the TouchBase clock.