Ready Scheduling

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Administrator Employee Manager

Availability describes an employee’s ability to be scheduled or preferences for when they can or want to work. Managers can view and update employee availability to help them identify potential employees who can fill gaps in the schedule. An example of availability is an employee who can typically work Monday through Friday, but is unavailable on Saturday mornings and prefers to work weekdays until 3 p.m.

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A cover request is a type of employee scheduling request that allows an employee to ask another employee to work their shift for them, without trading shifts. Cover requests are submitted and tracked from the employee calendar and can require manager approval or be approved by the system automatically, depending on an organization’s needs.

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Organizations might follow different processes to build and maintain employee work schedules, depending on their specific business needs. A scheduling solution can help managers and employees with tasks that they regularly or often complete during the scheduling process. Flexible and easy to use tools that are built into the solution can save time, ensure compliance with organizational practices and policies, and enhance overall efficiency in the scheduling process.

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A schedule engine is the system tool that automates all or part of the scheduling process. Depending on the solution, the schedule engine can perform tasks such as creating open shifts to be used in employee self-scheduling or generating shift assignments, based on a variety of factors that meet organizational needs.

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Schedule rules are guidelines that organizations must enforce or monitor in the schedule. They are typically determined by organizational policies; union rules; national, state, or local regulations; or regulatory board guidelines. An example of a schedule rule is that registered nurses in the surgical unit cannot be scheduled for more than 50 hours a week.

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A shift pattern is a collection of recurring shifts that frequently apply to one or more employees. Shift patterns can easily be assigned to employees, making it easier for managers to create schedules. An example of a shift pattern is 0700 to 1530 Monday through Friday.

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A shift swap, sometimes called a shift trade, is a scheduling action that occurs when two employees exchange their scheduled shifts. This can happen manually when a manager switches the assignments of two employees in the schedule, or as the result of an approved shift swap request.

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A shift template is a collection of shift attributes, such as name, shift type, start and end times, and transfers, if application. Managers use shift templates to reduce repetition when scheduling the same shift multiple times and also to reduce input errors. An example of a shift template may be 7:00 AM – 4:00 PM.

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A shift is a specific span of time that an individual employee works or is scheduled to work. A shift includes start and stop times and could include any breaks. An example of a shift may be 0700 to 1530, where employees have a 30-minute unpaid meal break.

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A skill is a specialized ability or attribute of an employee that can be tracked in the system to match the right employees with the right shifts, such as language fluency, communication skill, and so on. Skills do not expire.

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An open shift is a shift that is scheduled for a job but without an employee assigned to work it. Open shifts help managers to identify shifts that are either not yet or are no longer scheduled for a specific employee to work. They serve as placeholders until an employee is assigned. An example of an open shift is when an employee who was scheduled to work the Day shift next Monday takes an approved vacation day instead. The solution creates an open shift in the schedule when the time off is approved to remind the manager to find a replacement to work the shift.

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Volume drivers are specific business drivers that can be measured and tracked in the solution. They help to forecast future business volume and labor requirements. Some examples of volume drivers include the number of custom cakes sold in the bakery department, the number of customers who made purchases in the coffee shop, and the total sales in Store #3510.

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Volume forecasts reflect the anticipated business demand or how much business a site or store will do at a future date. Organizations use the volume forecast to predict weekly business volumes for each day of the week, using Point-of-Sale, or actual, data to drive forecast predictions.

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When organizations use schedule rules to monitor compliance with scheduling policies and practices, each rule has a severity level that determines the rule’s importance. System administrators assign those severity levels when they create or update schedule rules in the solution.

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Une compétence, c’est une capacité ou un attribut que possède un employé et dont le suivi peut être effectué dans le système afin de faire correspondre le bon employé avec les quarts appropriés, et peut comprendre la maîtrise d’une langue, une aptitude à communiquer, etc. Les compétences n’ont pas de date d’expiration.

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La couverture fait référence au nombre et aux types d’employés qui sont requis à un endroit donné pendant une période déterminée, étant donné la charge de travail prévue. Par exemple, une chaîne de fabrication nécessite 10 soudeurs, 10 techniciens d’assemblage, 2 techniciens d’assurance qualité et un responsable pendant chaque quart pour produire le nombre d’accessoires défini selon le quota quotidien. La couverture est définie dans un plan d’effectif et est utilisée pour déterminer le plan d’affectation du personnel d’un endroit visé par la planification des horaires.

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Les organisations peuvent suivre différents processus pour créer et tenir à jour les horaires de travail des employés, selon les besoins opérationnels qui leur sont propres. Une solution de planification des horaires peut aider les responsables et les employés à effectuer les tâches qu’ils doivent accomplir régulièrement ou souvent lors du processus de planification des horaires. Les outils souples et faciles à utiliser qui sont intégrés à la solution permettent de gagner du temps, d’assurer la conformité aux pratiques et aux politiques de l’organisation et d’améliorer l’efficacité du processus de planification des horaires dans son ensemble.

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Une demande de couverture est un type de demande de planification des horaires des employés qui permet à un employé de demander à un autre employé de le remplacer à son quart sans qu’un échange de quarts ait lieu. Les demandes de couverture sont soumises et suivies depuis le calendrier de l’employé et peuvent nécessiter l’approbation du responsable ou être approuvées automatiquement par le système, selon les besoins de l’organisation.

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La disponibilité indique si l’employé peut être inscrit à l’horaire ou les préférences de l’employé en ce qui a trait aux périodes pendant lesquelles ils peuvent ou souhaitent travailler. Les responsables peuvent afficher et mettre à jour la disponibilité des employés afin de déterminer plus facilement les employés qui peuvent combler les lacunes présentes dans l’horaire. Exemple de disponibilité : Un employé peut habituellement travailler du lundi au vendredi, mais n’est pas disponible le samedi matin et préfère travailler jusqu’à 15 heures pendant les jours de semaine.

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Un échange de quarts, c’est une action de planification des horaires qui se produit lorsque deux employés échangent leurs quarts planifiés. Cela peut se produire manuellement lorsqu’un responsable intervertit les affectations de deux employés dans l’horaire, ou lorsqu’une demande d’échange de quarts a été approuvée.

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Le moteur de planification d’horaires est l’outil du système qui automatise le processus de planification des horaires en tout ou en partie. Selon la solution utilisée, le moteur de planification d’horaires peut effectuer des tâches telles que créer des quarts ouverts qui seront utilisés dans la planification d’horaires libre-service des employés ou générer des affectations de quarts en fonction de différents facteurs qui répondent aux besoins de l’organisation.

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Un quart, c’est une période déterminée pendant laquelle un employé travaille ou est inscrit à l’horaire de travail. Le quart inclut une heure de début et une heure de fin et peut inclure des pauses, s’il y a lieu. Un quart peut par exemple être planifié de 07:00 à 15:30 et comprendre une pause-repas non payée de 30 minutes.

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Les règles d’horaire sont des lignes directrices que les organisations doivent respecter ou suivre dans l’horaire. Les règles d’horaire sont habituellement déterminées par les politiques de l’organisation, les règles syndicales, la réglementation en vigueur, les lignes directrices des organismes de réglementation. Exemple de règle d’horaire : L’horaire planifié des infirmières autorisées du bloc opératoire ne peut pas compter plus de 50 heures par semaine.

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Un schéma de quarts, c’est un ensemble de quarts récurrents qui s’appliquent souvent à un ou à plusieurs employés. Les schémas de quarts peuvent facilement être attribués aux employés et permettent ainsi aux responsables de créer les horaires plus facilement. Exemple de schéma de quarts : De 0700 à 1530 du lundi au vendredi.

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Un échange de quarts, c’est une action de planification des horaires qui se produit lorsque deux employés échangent leurs quarts planifiés. Cela peut se produire manuellement lorsqu’un responsable intervertit les affectations de deux employés dans l’horaire, ou lorsqu’une demande d’échange de quarts a été approuvée.

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Lorsque les organisations utilisent des règles d’horaire pour suivre la conformité aux politiques et aux pratiques de planification des horaires, un niveau de gravité qui détermine l’importance de la règle est associé à chaque règle. Les administrateurs du système attribuent ces niveaux de gravité lorsqu’ils créent ou mettent à jour les règles d’horaire dans la solution.

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If you want to exchange shifts with a qualified peer (co-worker), you can request to swap shifts with them. This job aid covers how to submit a Shift Swap request.

Job Aids English (USA) Employee

This job aid covers how to pick up an extra shift posted by your scheduling manager by submitting an Open Shift request.

Job Aids English (USA) Employee

This job aid outlines how to change your schedule availability and preferences.

Job Aids English (USA) Employee Manager

This job aid covers how to approve a Request for Coverage or a Shift Swap request sent you by a peer (co-worker) to cover their assigned shift using your To Dos screen or dashboard window.

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