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Attendance policies are documented rules that are enforced to track employee attendance and decide disciplinary or reward consequences. The main components of an attendance policy are attendance events and actions. An attendance event is an employee behavior that has a tracked consequences as defined in an attendance policy. An attendance action is the specific discipline or reward that should result when an employee has one or more attendance events.
Most organizations use attendance tracking as one method of keeping their business working smoothly. Tracking attendance behaviors helps ensure that all employees are fulfilling their obligations while minimizing the negative impacts that excessive absenteeism can have on company morale and performance.
La plupart des organisations utilisent le suivi des présences, parmi d’autres méthodes, pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Le suivi des comportements relatifs à la présence permet de s’assurer que tous les employés s’acquittent de leurs obligations et de réduire l’absentéisme ainsi que les effets néfastes qu’il peut entraîner sur le moral et le rendement du personnel de l’entreprise.
Cost Center Trees serve as the hierarchical representation of your organization. Cost Centers provide the framework needed to schedule, track, manage, and report on time worked.
An accrual policy is a detailed collection of the organization’s benefit policies you want to track. An accrual profile is a group of accrual policies to be assigned to one or more employees.
An accrual profile is a collection of accrual policies that determine an employee’s accrual balances. Accrual profiles let you assign one or more accrual policies to employees. An example of an accrual profile may be a Full Time profile that would be assigned to employees who meet the full-time definition of worked hours in the organization.
An accrual type is a benefit, granted as time off or as a money amount, with a balance that must be tracked for individual employees according to your organizational policies. An example of an accrual type and balance may be a type of paid time off with a balance of 120 hours.
An accrual policy defines how and when balances associated with accrual codes are credited and debited. An accrual policy may also contain the method and restrictions for employee takings, as well as preset amounts and defined intervals for adjusting accrual balances. An example of an accrual policy may be a Vacation policy.
A carryover limit is a defined value of an amount that can remain in an accrual balance after a specific time period. Some organizations have policies that stipulate how much accrual time or money, if any, an employee can carry over to another time period. An example of a carryover limit may be 80 vacation hours that can be carried over on January 1.
A disbursement type, also known as a grant type, is an award of either days, hours, or money based on an employees’ years of service. Grants can be fixed or earned. Fixed grants credit balances in preset amounts in predefined intervals. Earned grants create accrual awards based on earning pay codes.
An accrual request limit, also known as a taking limit, is a specified maximum amount that an employee can take from an accrual balance within a timeframe. An example of an accrual request limit may be that an organization’s policy states an employee cannot take more than 40 hours of vacation for one request.
La politique de cumul est ce qui définit de quelle façon et à quel moment les soldes associés aux catégories de cumul sont crédités ou débités. La politique de cumul peut aussi définir les méthodes d’utilisation des soldes par les employés et les restrictions applicables, ainsi que des valeurs et des intervalles prédéfinis pour l’ajustement des soldes de cumul. Exemple de politique de cumul : La politique de vacances.
Une limite d’utilisation, c’est une valeur maximale spécifiée que l’employé peut retirer d’un solde de cumul au cours d’une période donnée. Exemple d’une limite d’utilisation de cumul : La politique de l’organisation stipule qu’un employé ne peut pas utiliser plus de 40 heures de vacances dans une seule demande.
Une limite de report, c’est une valeur définie qui peut demeurer dans un solde de cumul après une période déterminée. Les politiques de certaines organisations stipulent la valeur d’un cumul en temps ou en argent qu’un employé peut reporter à une autre période. Exemple de limite de report : Un cumul de 80 heures de vacances peut être reporté au premier janvier.
Une politique de cumul, c’est un ensemble détaillé des politiques relatives aux avantages sociaux de l’organisation dont le suivi doit être effectué. Un profil de cumul, c’est un groupe de politiques de cumul à assigner à un ou à plusieurs employés.
Un profil de cumul, c’est un ensemble de politiques de cumul qui déterminent les soldes de cumul de l’employé. Les profils de cumul permettent d’assigner une ou plusieurs politiques de cumul aux employés. Exemple de profil de cumul : Un profil Temps plein est assigné aux employés dont les heures travaillées respectent la définition de travail à temps plein de l’organisation.
Un type d’allocation, c’est l’attribution d’un certain nombre de jours ou d’heures ou d’une certaine quantité d’argent en fonction des années de service de l’employé. Les allocations sont soit fixes, soit calculées. Les allocations fixes ont pour effet de créditer les soldes de cumul d’un certain nombre d’unités à intervalles prédéfinis. Les allocations calculées ont pour effet de créer un cumul en fonction des catégories de paie considérées dans le calcul.
Un type de cumul, c’est un avantage accordé sous forme d’heures de congé ou d’argent dont le solde doit être suivi individuellement pour chaque employé conformément aux politiques de l’entreprise. Exemple de type de cumul et de solde : Un type de congé payé dont le solde est de 120 heures.
This job aid covers how to view your current time off accrual balances.
Leave administrators typically send and receive various written notifications and documents throughout a leave case. Administrators can be automatically notified when a leave situation needs their attention, for example, when an employee is nearing the end of their leave. Administrators use leave documents to communicate with employees about their leave status, such as approval letters and requests for medical certification.
A leave rule is the set of guidelines that govern the use of paid and unpaid time for one kind of leave, for one leave group of employees. The leave rule determines the sequence of accrual balances that will be decreased throughout the leave. For example, a leave rule may indicate that the employee must deplete their paid sick time, then paid vacation time, and personal time in that order during their leave.
Leave of absence policies typically grant employees an amount of leave within a certain timeframe. When an employee takes leave time, the amount of remaining leave time available to the employee is reduced. When the timeframe specified by the leave policy has passed, the employee leave balance is restored. Two typical methods for restoring leave balances include: restoring the full amount of leave time on the first day of the calendar year and restoring the full amount of leave time one year after the leave-taking.
Les politiques relatives aux absences autorisées accordent habituellement aux employés un certain nombre d’heures de congé à l’intérieur d’une certaine période. Lorsqu’un employé prend un congé, le nombre d’heures de congé disponibles de l’employé est réduit. Lorsque la période spécifiée dans la politique de congé est écoulée, le solde de congés de l’employé est restauré. Voici deux méthodes typiques de restauration des soldes de congés : restauration du total des heures de congé le premier jour de l’année civile et restauration du total des heures de congé un an après l’utilisation des heures de congé.
Habituellement, les administrateurs des congés envoient et reçoivent des notifications et documents divers pendant la durée du cas de congé. Les administrateurs peuvent être avisés automatiquement lorsqu’un cas de congé nécessite leur attention, par exemple, lorsqu’un employé approche de la fin de son congé. Les administrateurs utilisent les documents de congé pour communiquer avec les employés au sujet de l’état de leur congé, par exemple lorsqu’ils envoient des avis d’approbation et des demandes de certificat médical.
Les organisations adoptent habituellement des règles et des politiques qui déterminent comment les employés sont autorisés à utiliser des heures d’absence autorisée. Par exemple, les employés doivent peut-être avoir accumulé un certain nombre d’heures de travail pour avoir droit à un congé. Les politiques relatives aux congés décrivent les règles de l’organisation concernant les activités telles que la demande de congé, la confirmation de l’admissibilité et la détermination des documents justificatifs requis.
Une règle de congé, c’est un ensemble de lignes directrices qui régissent l’utilisation des heures de congé payé et non payé pour un type de congé, pour un groupe d’employés. La règle de congé détermine la séquence d’utilisation des soldes de cumul pendant le congé. Par exemple, la règle de congé peut indiquer que l’employé doit d’abord épuiser ses heures de congé de maladie payé, puis ses heures de vacances payées, puis ses heures de congé pour raisons personnelles, dans cet ordre, pendant son absence autorisée.
Un jour férié est une date, dans une année civile, pour laquelle une organisation suspend ses activités normales afin de se conformer aux exigences légales ou pour commémorer un événement précis. Un jour férié non travaillé est un jour férié pendant lequel les employés qui sont habituellement susceptibles d’être inscrits à l’horaire de travail sont considérés comme non disponibles. Les organisations peuvent appliquer différentes règles à différents groupes d’employés pour déterminer si une indemnité doit être versée aux employés pour les heures de jour férié non travaillées ou comment celle-ci doit être versée.
Breaks and deductions are often used together to track employee meal breaks and other types of employee breaks. Depending on whether employees manually punch out for breaks, deductions can be configured to automatically occur or be canceled if not required. When punching for meals, the system provides options for rounding the punched times, defining what portion of the break should be paid, adjusting pay, and throwing exceptions based on the length of the break.
Exceptions are flags in timecards, reports, and other views, which identify when shifts deviate from normal work patterns. Organizations can use exceptions to identify employees who arrive early or late, forget to punch out, and so on.
The holidays you define in your solution can be used to automate the calculation of premium pay for working on the holiday, as well as providing paid holidays off in employee schedules. We recommend you specify the date your organization observes each holiday in case that day is not the actual holiday date.
Provides an overview of the options you have for non-worked holidays.
Overtime applies when employees earn a rate of pay other than their assigned regular or default rate of pay. Overtime is often earned when employees work a certain number of hours in a given time period. The overtime rate is typically higher than the regular rate of pay.
Pay codes, also known as earning codes, identify categories in which employees can record their worked and non-worked time. Examples of pay codes may be Regular or REG, Overtime or OT, and Paid Time Off or PTO.
Punch rounding rules allow organizations to calculate an employee’s worked hours from a rounded punch time that is an even increment of an hour, such as a tenth or quarter. For example, if your organization rounds all shift start and end punches to the nearest tenth of an hour and an employee punches in at 8:02 AM, the system will round the in punch to 8:00 AM.
A premium zone is a period of time that an employee qualifies to earn additional or premium pay. An example of a Days of Week Premium may be a Weekend Premium where employees who work any shifts on Saturday or Sunday earn an additional $1.50 per hour.
Provides an overiew of the tasks and responsibilities in timekeeping.
Employees can submit requests to not work specific days. You can control what types of time they can request (vacation, sick, and so on), how they submit these requests (mobile, clock, and so on), and who needs to approve the requests (no one, direct managers, and so on). An example of a time-off request may be a vacation request submitted by an employee from their phone, which would trigger an alert to their direct manager for approval.
Employee access control points (ACPs) allow organizations to provide access to specific Timekeeping features for identified groups of individuals, such as allowing hourly employees to time stamp and to perform transfers.
Manager access control points (ACPs) allow organizations to provide access to specific Timekeeping features for identified groups of managers, such as viewing Dataviews and performing group edits.
Les jours fériés que vous définissez dans votre solution peuvent être utilisés pour automatiser le calcul de la prime de travail pendant le jour férié et l’attribution des jours fériés payés dans les horaires des employés. Nous recommandons de spécifier la date à laquelle votre organisation respecte chaque jour férié au cas où ce jour ne correspond pas à la date du jour férié réelle.
Les pauses et les déductions sont souvent utilisées ensemble pour assurer le suivi des pauses-repas et d’autres types de pauses des employés. Selon que les employés enregistrent ou non un pointage-sortie manuel pour les pauses, les déductions peuvent être configurées de manière à être appliquées automatiquement ou à être annulées si elles ne sont pas nécessaires. Lorsque les employés pointent pour les repas, le système fournit des options d’arrondissement des heures de pointage, de définition de la partie de la pause qui doit être payée, d’ajustement de la paie et de générer des exceptions en fonction de la durée de la pause.
Les règles d’arrondissement des pointages permettent aux organisations de calculer les heures travaillées d’un employé à partir d’une heure de pointage arrondie qui correspond à un incrément de temps juste, comme un dixième d’heure ou un quart d’heure. Par exemple, si votre organisation arrondit tous les pointages de début et de fin de quart au dixième d’heure le plus près et qu’un employé enregistre son pointage-entrée à 08:02, le système arrondit le pointage à 08:00.
Les employés peuvent soumettre des demandes afin de ne pas travailler certains jours. Vous pouvez déterminer quels types d’heures ils peuvent demander (vacances, maladie, etc.), la façon dont ils soumettent ces demandes (sur mobile, sur horloge de pointage, etc.) et qui doit approuver les demandes (aucune approbation requise, responsables directs, etc.). Exemple de demande de congé : Une demande de vacances soumise par un employé depuis son téléphone, qui déclenche une alerte à son responsable direct pour approbation.
Les exceptions sont des indicateurs dans les feuilles de temps, les rapports et les autres affichages qui signalent que les heures des quarts dérogent aux régimes de travail normaux. Les organisations utilisent les exceptions pour repérer les employés qui arrivent en avance ou en retard, oublient de pointer à la sortie, etc.
Les heures supplémentaires s’appliquent lorsque les employés bénéficient d’un taux de rémunération autre que leur taux de rémunération normal ou par défaut. Les heures supplémentaires sont souvent gagnées lorsque les employés travaillent un certain nombre d’heures dans une période donnée. Le taux de rémunération des heures supplémentaires est généralement plus élevé que le taux de rémunération normal.
Une zone de prime est une période pendant laquelle un employé est admissible à une rémunération supplémentaire. Par exemple, une prime de jours de la semaine pourrait être une prime de fin de semaine, où les employés qui travaillent à des quarts le samedi ou le dimanche gagnent un supplément de 1,50 $/l’heure.
Les points de contrôle d’accès (PCA) des employés permettent aux organisations de fournir l’accès à certaines fonctions du module Timekeeping en particulier à des groupes d’employés déterminés, par exemple pour permettre aux employés rémunérés à l’heure d’utiliser la consignation dynamique et d’effectuer des transferts.
Les points de contrôle d’accès (PCA) des responsables permettent aux organisations de fournir l’accès à certaines fonctions du module Timekeeping en particulier à des groupes de responsables déterminés, par exemple pour leur permettre de consulter les affichages de données et d’apporter des modifications collectives.
Les catégories de paie, ou catégories de rémunération, désignent les catégories dans lesquelles les employés peuvent consigner leurs heures travaillées et non travaillées. Exemples de catégories de paie : Heures normales ou NOR, heures supplémentaires ou HS et congé payé ou COP.
Dans un grand nombre d’organisations, plusieurs types d’employés différents effectueront différentes tâches dans le système. Par exemple, les agents du service à la clientèle peuvent enregistrer les heures de début et de fin de leurs quarts ou soumettre des demandes de congé. Les responsables du service à la clientèle peuvent examiner les consignations d’heures des membres de leur équipe et effectuer des mises à jour au besoin. Les administrateurs de système peuvent fournir du soutien, par exemple en créant un rapport concernant les dérogations à l’horaire ou en aidant un employé qui a oublié son mot de passe et dont l’accès au système est verrouillé.
Les profils d’accès aux fonctions définissent les droits d’accès des utilisateurs aux composantes ou aux fonctions.
Un jour férié est une date, dans une année civile, pour laquelle une organisation suspend ses activités normales afin de se conformer aux exigences légales ou pour commémorer un événement précis. Un jour férié non travaillé est un jour férié pendant lequel les employés qui sont habituellement susceptibles d’être inscrits à l’horaire de travail sont considérés comme non disponibles. Les organisations peuvent appliquer différentes règles à différents groupes d’employés pour déterminer si une indemnité doit être versée aux employés pour les heures de jour férié non travaillées ou comment celle-ci doit être versée.
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